Nog steeds worden organisaties geconfronteerd met de dreiging van fraude, of het nu gaat om financiële fraude, identiteitsdiefstal of andere vormen van bedrog. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat bijna 50% van de bedrijven wel eens te maken heeft gehad met fraude. Een fraudepreventiestrategie is daarom onmisbaar in uw organisatie. Wij leggen uit hoe we u daarbij kunnen helpen.
Groeiend belang fraudepreventie
De schade van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving voor de onderneming kan enorm zijn. Fraude kan namelijk niet alleen financiële schade veroorzaken, maar ook ernstige schade toebrengen aan het vertrouwen en de geloofwaardigheid van een bedrijf. Daarom is een goede fraudepreventiestrategie van enorm belang.
Maar juist ook door die maatschappelijke schade is de rol van de accountant ten aanzien van fraude, oplichting, corruptie of niet integer gedrag nog steeds dagelijks onderwerp van gesprek. Accountants spelen een integrale rol bij het identificeren, onderzoeken, rapporteren en voorkomen van fraude binnen organisaties.
Uit het rapport ‘Scherper op frauderisico’s!’ van de AFM blijkt dat de inzet van een fraudedeskundige een good practice is. Niet voor niets dat de NBA in haar beleidsvisie pleit voor een verplichte inzet van fraude-expertise bij wettelijke controles op basis van het risicoprofiel van de client en controleopdracht en/of risicoanalyse.
Start met een (interne) frauderisicoanalyse
Een goede frauderisicoanalyse is één van de belangrijkste onderdelen van een effectieve fraudepreventiestrategie. Daarmee kunt u potentiële zwakke plekken in systemen, processen en controlemechanismen identificeren die kunnen worden misbruikt door fraudeurs. Door deze risico’s te begrijpen, kunt u proactief maatregelen nemen om uw organisatie te beschermen.
Om organisaties te ondersteunen in hun analyse hebben wij in 2022 de Fraude Assessment Self-Analysis Tool (‘FAST’) ontwikkeld. Mogelijk heeft u deze reeds gebruikt om uw organisatie te analyseren. Maar daar stopt het niet. Aangezien fraudeurs voortdurend nieuwe methoden ontwikkelen en technologieën evalueren, is het essentieel dat u uw risicoanalyse regelmatig herziet en uw strategieën dienovereenkomstig aanpast.
Uw accountant als fraudedeskundige
Steven Pothof, verantwoordelijk voor het topic Fraude bij Qconcepts, vertelt: “De maatschappij heeft hoge verwachtingen van accountants. Zeker als het gaat om de rol als accountant ten aanzien van fraude. Wij nemen deze rol erg serieus en blijven u ondersteunen om zich te wapenen tegen frauderisico’s. Na het ontwikkelen van de FAST hebben we daarom niet stilgezeten: vanuit ons team Quality is er een langetermijnplan om onze collega’s op te leiden, een waardevolle gesprekspartner te zijn en onze rol van poortwachter goed uit te voeren.
Denk daarbij aan training bij het identificeren van materiële fouten als gevolg van fraude, of coaching aan alle externe accountants om de frauderisicoanalyse naar een next level te brengen en erover te reflecteren in onze learning sessies. Daarnaast besteden we veel tijd aan de opleiding van onze fraude ‘guardians’: Q’ers met interesse in het onderwerp Fraude, die samen een kerngroep fraude-experts vormen om andere collega’s bij te staan en kennis over te dragen.”
Toegevoegde waarde via onze Fraud Guardians
In elk van onze teams is een fraud guardian actief. Zij komen maandelijks bij elkaar om hun casussen te bespreken, vragen uit de teams en van klanten te duiden, en te werken aan hun kennisniveau. Zij krijgen een opleiding die zowel uit theorie als praktijkervaring bestaat, zodat zij kunnen ondersteunen in o.a. de frauderisicoanalyse maar ook het opvolgen van fraudeindicaties. Op deze manier creëren we enerzijds meer betrokkenheid van de teams bij het onderwerp fraude en anderzijds vergroten we de kennis binnen de teams én daarmee binnen Qconcepts.
Roos van der Vliet is een van de Fraud Guardians: “Ik heb me direct aangemeld toen deze opleidingskans vorig jaar voorbij kwam en inmiddels heb ik al meerdere dossiercoachings meegedaan, interessante discussies gevoerd met diverse teams, interne sessies actief bijgewoond en veel extra kennis opgedaan. Ik vond het hierbij met name interessant om meer te leren over hoe je ook bij personen buiten het hoger management en finance het onderwerp fraude op de kaart zet om zo optimaal mogelijk informatie te kunnen verzamelen over potentiële frauderisicofactoren en -risico’s. Ook het bespreken van dossiers van andere teams met de betrokken collega’s heeft mij veel opgeleverd; zo krijg ik samen met de andere fraud guardians een kijkje in de keuken van andere teams, waardoor ik een veel breder referentiekader aan het ontwikkelen ben.
Het mooie is dat we als guardians al vanaf het eerste moment toegevoegde waarde bieden aan onze klanten en collega’s. Alleen al doordat wij als groep binnen Q actief zijn, is er nog meer aandacht voor het onderwerp gekomen. Uiteindelijk zullen wij breed inzetbaar zijn, waarbij je kunt denken aan het bijwonen van fraudediscussies in de planningsfase van een dossier of aan het uitvoeren van consultaties over specifieke fraudecasussen. Ideaal, want je hebt soms nu eenmaal meer invalshoeken nodig en dan komt onze kennis en Q-brede ervaring straks extra goed van pas. Natuurlijk is het identificeren en beheersen van frauderisico’s de verantwoordelijkheid van het management/bestuur bij een cliënt, maar als poortwachter hebben wij een belangrijke rol te vervullen. Wij zijn waakzaam op fraude, kunnen tijdens de hele controle signalen opvangen en stevige vragen stellen aan alle betrokkenen. Niet alleen ‘later’, als het inschakelen van een fraude-expert bij sommige opdracht wellicht zelfs een verplichting zal worden, maar nu al.”
Zelf verder aan de slag
De frauderiscoanalyse met bijbehorend response-en en herstelplan is slechts één aspect van de fraudepreventiestrategie. Andere aspecten zijn bijvoorbeeld:
- Tone at the top: het bevorderen van een cultuur van integriteit, ethisch gedrag en transparantie binnen de organisatie is essentieel. Dit begint met leiderschap dat het goede voorbeeld geeft en het belang van ethiek benadrukt in alle aspecten van het bedrijfsleven
- Training en bewustwording: het verstrekken van training en bewustwordingsprogramma's aan werknemers over fraudepreventie, ethiek en gedragsnormen is van vitaal belang. Werknemers moeten zich bewust zijn van de verschillende vormen van fraude, hoe ze deze kunnen herkennen en wat ze moeten doen als ze vermoedens hebben
- Fraudebeleid- en procedures: Het opstellen en handhaven van duidelijke beleidsregels en procedures met betrekking tot fraude is essentieel. Dit omvat het vaststellen van richtlijnen voor het melden van vermoedelijke fraude, het uitvoeren van onderzoeken en het nemen van corrigerende maatregelen.
- Technologische oplossingen: Het gebruik van geavanceerde technologische oplossingen, zoals data-analyse, AI-gestuurde fraudedetectiesystemen en encryptie, kan helpen bij het identificeren en voorkomen van frauduleuze activiteiten, met name in digitale en online omgevingen.
Hoe we u verder kunnen helpen
Als u een audit doorloopt met Qconcepts, wordt u optimaal begeleid rondom het onderwerp fraude. Wilt u meer weten over de fraudepreventiestrategie of onze dienstverlening in het algemeen, dan horen wij graag van u. Neem in dat geval contact op met uw auditteam, of met Steven Pothof via steven.pothof@qconcepts.nl / 06 – 83 33 93 79.
