Ingevolge art. 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient ons kantoor te beschikken over een klokkenluidersregeling.
Art. 27 VAO
- De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
- De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
Algemeen
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- Handelingen die leiden tot strafbare feiten door ons kantoor of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door ons kantoor of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door ons kantoor of haar medewerkers;
- (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- En verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Voorbeelden zijn klachten over onregelmatigheden in de sfeer van persoonlijke omgang, bijvoorbeeld over (seksuele) intimidatie, vernedering, discriminatie, agressie of geweld en klachten over zakelijke misstanden, bijvoorbeeld het niet naleven van de wet of gedragsregels, fraude, oplichting, het oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen of het manipuleren van informatie.
Een klacht kan afkomstig zijn van zowel personen binnen als buiten de accountantsorganisatie.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van ons kantoor dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt, zowel door personen binnen als buiten de accountantsorganisatie, elektronisch plaats via boudewijn.daris@qconcepts.nl of mondeling door contact op te nemen met Boudewijn Daris (06-43585982), of plaatsvervangend vertrouwenspersoon Wendy van Eijk 06-44256427 of wendy.van.eijk@qconcepts.nl.
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
- a) Indien sprake is van een handeling die leidt tot een strafbaar feit of onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon eveneens het bestuur.
c) Bij het informeren van het bestuur als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met het bestuur met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
- De vertrouwenspersoon registreert alle meldingen in een daarvoor aangewezen register. Dit document is beveiligd zodat anderen dan de vertrouwenspersoon geen toegang tot de informatie hebben. Telefonische meldingen worden hierin geregistreerd door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek. De melder krijgt de mogelijkheid om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.
Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van ons kantoor garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.
