Natuurlijk controleer je als DGA of als hoofd Finance & Insurance betalingen boven een bepaald bedrag, maar in hoeverre ben je nou echt in control?
Weet je zeker dat alle facturen binnen de juiste termijn betaald worden, niet dubbel betaald worden en wellicht nog belangrijker; dat ze aan de juiste persoon betaald worden?!
Binnen een organisatie worden wekelijks tientallen facturen betaald aan verschillende crediteuren. In mijn werk als Data Analist bij Q-Concepts Accountancy, Interim & Advies gebruik ik data-analyse om bedrijven inzicht te geven in diverse stromingen binnen het bedrijf. Dit kunnen geldstromen zijn, maar ook andere data zoals goederenstromen en overige bedrijf kritische informatie.
Wellicht verrassend om dit vanuit een accountantskantoor te doen, doch ook in ons beroep is het gebruik van data-analyse niet meer weg te denken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan fraudebestrijding, waarmee we recent een grote klant geholpen hebben.
Door een analyse van de betalingsgegevens hebben we onlangs een geval ontdekt waarbij facturen dubbel ingeboekt en betaald werden. Dit leek op een dubbele betaling van de facturen. Echter, het bedrag werd eenmaal naar de bankrekening van de crediteur overgemaakt en eenmaal naar een “onbekende” bankrekening. Na een verdere analyse van de bankrekeningen bleek dat onder de onbekende bankrekening meerdere crediteuren zaten. Ook kwam deze bankrekening voor in loon batch betalingen. Dit alles leidde uiteindelijk tot een harde maar helaas terechte conclusie: er werd fraude gepleegd op de financiële afdeling. Door continu kleine bedragen te gebruiken bleef de fraude lang onder de radar terwijl het totale bedrag toch flink in de cijfers begon te lopen.
Om een dergelijke fraude te voorkomen zijn er meerdere stappen die je, als ondernemer of financieel specialist, kunt ondernemen. Onder andere:
1) verwerk stamgegevens (van crediteuren) correct en volledig in je ERP- of CRM-systeem, zodat betalingen geautomatiseerd kunnen worden;
2) ontwikkel of richt een dashboards in, welke je dagelijks inzicht geven in je betalingsverkeer;
3) met functiescheiding zorg je ervoor dat je ten minste het vier-ogen principe hanteert.
Een nulmeting kan je helpen inzicht te krijgen in je huidige betalingsverkeer. Door middel van data-analyse kunnen we direct alle transacties van meerdere jaren bekijken en analyseren, ongeacht de grootte van het bedrag. Hierdoor zullen ook kleine onregelmatigheden naar boven komen die bij elkaar toch voor een substantieel bedrag kunnen zorgen. Daarnaast kunnen we door gebruik van zowel interne als externe bronnen de conclusies valideren en deze met zekerheid opstellen.
Mocht je aanvullende vragen hebben over dit onderwerp, interesse hebben in meer informatie over een betalingsscan of een dergelijke analyse neem dan contact op met Q-Concepts via 073-6132510, mail naar willem.van.veghel@q-concepts.nl of kijk op www.q-concepts.nl.
Ook op de hoogte blijven middels onze Q-Update? Meld u nu aan via info@q-concepts.nl.