Innovatie is onmisbaar voor een accountantskantoor. “Het zorgt voor de funfactor voor onze mensen en verhoogt zowel onze capaciteit als kwaliteit,” vertelt Luc Versteijlen, Partner L&D. Hij zet zich in voor het slim toepassen van digitale oplossingen binnen Qconcepts.
Innovatie is... veel koffie drinken
Luc: “We implementeren niet van de ene op de andere dag nieuwe technologieën. Allereerst moet je ze maar net tegenkomen. Daarom zitten Martijn Boelhouwers – partner bij Q – en ik veel bij andere partijen aan tafel. Denk daarbij aan andere accountantskantoren, software ontwikkelaars, Universiteit Nyenrode, AGN netwerk en de NBA-werkgroep Accounttech (Taskforce Datadriven Auditing). We vinden het allebei prachtig om het gesprek aan te gaan over alle mogelijkheden en beperkingen die nieuwe manieren van werken met zich meebrengen."
Martijn vult aan: “Onze professionals geven zelf hun behoefte aan om effectiever en efficiënter te auditen. Ook kijken we altijd wat er hiervoor op de markt is. Daarom zijn dit soort werkgroepen en koffiemomenten enorm waardevol: het geeft ons volop inspiratie over mogelijke oplossingen en een startpunt om een bijbehorend theoretisch kader op te zetten. Bij een vernieuwende controleaanpak wil je kunnen aantonen dat wat je doet, solide is. De NBA-werkgroep helpt om een kapstok te maken om de betrouwbaarheid van tooling meetbaar te maken.”
Innovatie is... veel voorbereidend werk
Martijn: “Je kunt zeggen dat er twee soorten kantoren zijn als het aankomt op innovatie: kantoren die nieuwe technologie kant-en-klaar inkopen bij aanbieders en kantoren die zelf het wiel uitvinden of technologie passend laten maken voor hun situatie. Wij zijn een ondernemende club, waar we autonoom werken van belang vinden. Daarom houden wij de ontwikkeling graag in eigen regie of in een coproductie. Soms betekent dit dat onze mensen letterlijk zelf nieuwe tools ontwikkelen. Maar, we worden geen softwarehuis. We willen auditen en dat goed doen.”
Luc: “Als we ervan overtuigd zijn dat een nieuwe manier van toegevoegde waarde is voor onze mensen, onderzoeken we wat er speelt qua methodologie. Waar in ons auditproces past het? Maar daar houdt het niet op. De technologie moet immers precies passend worden gemaakt voor onze organisatie en daar hoort veel afstemming met de externe partners bij. We bereiden voor, testen uitgebreid en starten dan past met een kleine pilot binnen onze organisatie.”
Innovatie is... een olievlek
Luc: “Het is enorm gaaf om te merken dat het bestuur het aandurft om nieuwe tools te gaan gebruiken en dat ook Q’ers hier voor open staan. We leggen het gebruik ervan aan niemand op; teams mogen zelf beslissen wat ze willen toepassen. Toch gaat een nieuwe manier van werken vaak als olievlek door de organisatie. In ieder team zit namelijk wel iemand die de innovatie ziet zitten en fanatiek meedoet met de pilot en trainingen. Vervolgens doet het verhaal zichzelf: je ziet bij je buurman de voordelen. De grap is dat veel partners de tooling in eerste instantie niet inhoudelijk kennen. Maar ze stimuleren het gebruik wél.”
Martijn: “Uitgangspunt bij innovaties is dat het ofwel een probleem oplost dat door Q’ers is benoemd, ofwel draagvlak heeft onder Q’ers. Dan zorgen we er bij de introductie van nieuwe technologieën voor dat we opstarten in een kleine pilot. Dan testen we of het werkt zoals we verwachtten, of het daadwerkelijk waarde toevoegt voor onze mensen, en of er nog bepaalde hick-ups verholpen moeten worden. Het komt neer op testen, testen en testen, waarna we de knoop doorhakken of we er inderdaad Q-breed mee gaat werken. Doordat we nooit teveel tooling tegelijkertijd of kort na elkaar in gebruik nemen, blijft het qua aanpassingsvermogen voor onze mensen beperkt.”
Innovatie is… onderdeel van Q
Martijn: “Innovatie past bij onze cultuur, het zit als het ware in ons bloed. Niet alleen vanuit de koker van L&D ontstaan nieuwe initiatieven, maar in de hele organisatie verbeteren we doorlopend onze werkprocessen. Recente voorbeelden hiervan zijn de introductie van AFAS-workflows en een ATS ter vervanging van Excel-vastleggingen in het recruitmentproces en een frauderisicoanalysetool die handvatten geeft voor onze klanten. Nu is alles geïntegreerd en geregistreerd, waardoor onze teamcaptains toegang hebben tot relevante kengetallen. Het past goed bij ons autonome karakter dat zij hier zelf zicht op houden en het kunnen gebruiken bij het aansturen van teams.”
Luc: “Toen ik binnenkwam bij Q, was alles conservatief: Uitprinten, handmatig optellen, etc. En als ik zie waar we nu staan, is dat een wereld van verschil. Daar hebben we monsterstappen gezet! Ik vraag wel eens aan Q’ers om te reflecteren op Q: zijn we innovatiever dan je vorige werkgever? Ik ben er enorm trots op dat 85 – 90% ‘ja’ zegt”.
Innovatie is... bezig blijven met de toekomst
Martijn: “Er ligt veel verbeterpotentieel om de audit efficiënter en leuker te maken. Daarom blijven we zoeken naar ketenpartners om de audit verder te automatiseren en om in te zetten op data-analyse. We weten dat niet alle geplande aanpassingen daadwerkelijk werken, maar weten wél dat een succesfactor voor slagen is dat we samenwerken met de praktijk.”
Luc: “Onze mensen willen steeds verder komen. Ik verwacht dat we steeds meer basiswerkzaamheden gaan robotiseren, omdat daar stiekem veel tijd in gaat zitten. Denk daarbij aan simpele controlehandelingen en correctiewerk. Als dit efficiënter kan, houd je als auditor tijd over om daadwerkelijk toegevoegde waarde te leveren voor de klant. En, ook belangrijk, het zorgt ervoor dat de werkdruk wat lager wordt. Het mooie is dat innovatie nooit stilstaat. Zelfs na de introductie van een tool blijven we onderzoeken hoe we het breder kunnen inzetten.”
Innovatie is… soms de kern van onze audit
Martijn: “We werken al een flinke tijd aan de volgende impactvolle innovatie: de vernieuwing van ons controledossier. In dit traject heb ik geleerd om me niet te laten drijven door de factor tijd. Dat is soms best lastig voor accountants, maar noodzakelijk om te werken met een softwarehuis. Zij werken immers altijd in sprints naar een MVP toe en wij moeten mee in hun werkwijze.
We startten met een vergelijking tussen off-the-shelf oplossingen en het zelf ontwikkelen ervan, en kwamen uit bij een tussenvorm. We werken met Exact samen om een dossier te bouwen dat past bij onze behoeftes en wensen. Een bijzondere samenwerking, die gelukkig haar vruchten begint af te werpen. De verwachting is dat we volgend boekjaar kunnen starten met een pilot en we Q-breed overgaan op het nieuwe dossier in boekjaar 2025-2026. Hoeveel werk het ook met zich meebrengt: het is de moeite waard, omdat het ons als Qconcepts toekomstproof maakt en we autonoom kunnen blijven.”
Luc: “De moeilijkheid van deze ontwikkeling is de complexiteit van de audit. Die is niet simpel te maken. Maar als je het te complex maakt, begrijpt de eindgebruiker het niet meer. Dit is een spanningsveld waarbij we zowel schaalbaar willen zijn, als de inhoud precies moeten laten kloppen. We zitten momenteel in de fase dat we steeds meer klachten over het ‘oude’ controledossier krijgen van collega’s. Qua draagvlak zitten we dus bij voorbaat al goed.”
Innovatie is… keuzes maken
Luc: “De kracht van Qconcepts is om knopen door te hakken. We hebben een stevige innovatieve kracht en zijn niet bang om goed onderbouwd keuzes te maken. Intrinsiek zijn we gemotiveerd om alles slimmer en sneller te doen en zo de hoogste kwaliteit te bieden aan onze mensen. Gecombineerd met onze kracht om te zoeken naar partnerships brengt dit onze organisatie steeds verder.”
Ook koffie drinken?
Luc en Martijn delen graag hun ervaringen met het toepassen van innovatie in de auditpraktijk. Ook staan zij altijd open voor een goed gesprek om ervaringen te delen om er samen sterker van te worden. Neem bij vragen of voor meer informatie contact met hen op via luc.versteijlen@qconcepts.nl en martijn.boelhouwers@qconcepts.nl.
